Merkmale einer guten Hausverwaltung

Wie erkennt man eine gute Hausverwaltung? Gibt es klare Merkmale einer professionellen Verwaltungsarbeit oder ist die einzige Entscheidungsmöglichkeit der persönlicher Eindruck oder Empfehlungen?

Zu Beginn: Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

Es gibt keine signifikanten Voraussetzungen, um als Hausverwalter tätig zu sein und diese Berufsbezeichnung tragen zu dürfen. Bei der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) gibt das Wohnungseigentümergesetz, das den Mindestumfang der Verwalteraufgaben (z.B. Eigentümerversammlung, Objektbegehungen, Sicherstellung des Objektszustands, etc.) vorgibt. Rund um die Mietverwaltung (Betreuung von Mietshäusern) und die Sondereigentumsverwaltung (Betreuung von einzelnen Wohnungen) gibt es keinen gesetzlichen Mindestumfang einer Verwaltungsleistung. Eigentümer sollten deshalb auf einen vertraglich zugesicherten Leistungsumfang der Verwalterleistung achten und prüfen, ob auch alle Leistungspositionen in dem Verwaltervertrag gelistet sind.

Wichtiges zum Leistungsumfang: In dem Verwaltervertrag sollten die Kosten nachvollziehbar in Grundleistungen sowie in besondere Leistungen aufgeschlüsselt sein, um unerwartete Zusatzkosten auszuschließen.

Sind in dem Verwaltervertrag bestimmte Positionen mit Extrakosten bepreist, deren Entstehung absehbar ist (z.B. Portokosten für Unterlagen, Kontoführungsgebühren oder Stundensätze für die Mieterkommunikation) sollten Sie genauer nachfragen. Seriöse und gute Hausverwaltungen bieten ein Verwaltungsangebot, dass die gesamte laufende Verwaltungsarbeit – ohne versteckte Kosten – umfasst, um Ihnen transparent die jährlichen Kosten zu kommunizieren.

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Eine gute Hausverwaltung finden – die beiden häufigsten Missverständnisse

I. Die Hausverwaltung ist klein, deshalb bekomme ich eine persönlichere Betreuung

Ja, das kann sehr gut passen, wenn der Hausverwalter die Verwaltung im Nebenbetrieb ausführt, bzw. nicht auf die Vergütung aus der Verwaltung angewiesen ist und nur wenige Objekte betreut. Ist der Hausverwalter jedoch hauptberuflich tätig, geht die Rechnung häufig nicht auf. Ein Verwalter im Vollerwerb muss eine bestimmte Anzahl von Immobilien betreuen, um den Lebensunterhalt zu sichern. Ohne Aufgabenteilung entstehen bei mehreren zeitgleichen Reparaturen oder der Erstellung der Nebenkostenabrechnungen schnell zeitliche Engpässe und der Verwalter ist überlastet. Schlechte Erreichbarkeit und unzuverlässige Auftragsabwicklung sind die Folge, Anfragen und Probleme häufen sich.

Hinweis: Gute Hausverwalter, die wir als Kollegen sofort empfehlen würden sind meist Einzelbetriebe, mit großen Verantwortungssinn für die verwalteten Objekte. In der Masse der Verwaltungen gibt es sie also, die kleinen aber feinen Verwaltungen.

II. Je näher die Verwaltung an meiner Immobilie ist, umso besser ist die Betreuung

Die Schlussfolgerung klingt einfach, ist aber häufig aufgrund folgender Gründe unzutreffend:

1.) 90% der laufenden Verwaltungsarbeit sind Büroarbeiten wie Kommunikation, Buchhaltung, Bearbeitung von Anfragen, und ähnliches. Die Zuverlässigkeit der Verwaltungsleistung entscheidet sich in erster Linie in der Strukturierung und Zuverlässigkeit des Bürobetriebes.

2.) Eine Verwaltung mit schlechter Bürostruktur oder überlasteten Mitarbeitern ist zeitlich in in der Lage regelmäßigen Objektbegehungen durchführen – unabhängig von der Entfernung zum Verwaltungsobjekt. Kurz: Eine schlechte Verwaltung bleibt schlecht, auch wenn diese direkt neben dem Verwaltungsobjekt liegt.

3.) Gute Hausverwaltungen haben regelmäßige Objektebegehungen als Teil Ihres Arbeitsprozesses hinterlegt, um Mängel frühzeitig zu erkennen und Schäden zu vermeiden. Hausverwalter bzw. Objektbetreuer sind dabei für alle Aufgaben vor Ort verantwortlich und von den Büroaufgaben „freigestellt“. Objektebegehungen werden in klaren Routen abgefahren, wobei die Entfernung der einzelnen Immobilie zur Niederlassung keine große Rolle mehr spielt.

Hinweis: Die professionelle Betreuung von Immobilien, die mehr als 30 Fahrminuten von der Hausverwaltung entfernt liegt, sehen wir als schwierig an.

Merkmale einer guten Hausverwaltung

Eine gute Hausverwaltung zu finden ist teilweise einfach, wenn Sie über eine bestimmte Anzahl von Einheiten verfügen (20+ Einheiten), bzw. eine entsprechend große Eigentümergemeinschaft vertreten. In diesem Fall können Sie sich über eine online Recherche die lokalen „Platzhirsche“ mit einem großen Mitarbeiterstamm und starker regionaler Präsenz suchen.

Vereinbaren Sie Termine an Ihrer Immobilie oder in dem Büro des Verwalters, um ein Gefühl für dessen Bürostruktur zu bekommen. Die Wahrscheinlichkeit bei einem größeren Verwalter einen echten Fehlgriff zu haben ist eher gering.

Schwieriger ist es mit einem kleineren Objekt einen professionellen Verwalter zu finden. Große und professionelle Verwalter können sich Ihre Objekte „aussuchen“ und sind nicht auf die Betreuung kleinerer Immobilien ausgerichtet. Das heißt, Sie müssen wahrscheinlich auf kleinere Verwaltungsunternehmen zurückgreifen. Ein Vergleich dieser Unternehmen ist schwierig, da häufig wenig Information vorhanden sind. Folgende Punkte geben eine gute Einschätzung:

I. Telefonzeiten der Hausverwaltung

Hat der Hausverwalter durchgängige Bürozeiten bzw. ist telefonisch zu erreichen? Wenn keine durchgängigen Bürozeiten angeboten werden, ist das ein Anzeichen für eine mangelnde Arbeitsteilung oder eine überlastete Abwicklung.

Tipp: Besuchen Sie die Webseite des Hausverwalters und prüfen Sie die angegebenen Telefonzeiten.

II. Erreichbarkeit des Hausverwalter

Ist während der Telefonzeiten auch jemand zu erreichen, der Ihnen Fragen beantworten kann? Wenn die Hausverwaltung nicht überlastet ist, sollten Sie ihren Ansprechpartner gut (wenn auch nicht immer) erreichen können.

Tipp: Rufen Sie einfach zu verschiedenen Zeiten an und stellen bestimmte Fragen z.B. zu dem Stand Ihrer Verwaltungsanfrage.

III. Bearbeitung von Anfragen

Erhalten Sie auf Ihre Fragen eine Rückmeldung innerhalb weniger Tage und meldet sich der Verwalter eigenständig wieder bei Ihnen? Sie suchen eine Hausverwaltung, die genug „Puffer“ in dem Arbeitsalltag hat, um Anfragen von Interessenten zügig beantworten zu können und nicht zu vergessen.

Tipp: Stellen Sie einige Rückfragen zu Ihrer Verwaltungsanfrage außerhalb der Bürozeiten des Verwalters, und vergleichen Sie die Geschwindigkeit der Antwort.

IV. Kundenstimmen

Prüfen Sie online Bewertungen des Verwalters auf z.B. trustpilot oder google. Wie ist die durchschnittliche Bewertung? Allgemein werden Hausverwaltungen eher schlechte Bewertungen ausgestellt, als positive. Die Empfehlung ist daher auch Verwaltungen mit einer mittelmäßigen Bewertung eine „Chance“ zu geben.

Tipp: Lesen Sie die einzelnen Bewertungen im Detail. Sehr gute Bewertungen sind teilweise unecht. Sehr schlechte Bewertungen sind teilweise ungerechtfertigt.

V. Kosten

Achten Sie nicht in erster Linie auf die Höhe der Verwalterpauschalen. Nach Vertragsabschluss können Sie die Arbeit der Verwalters nicht einsehen und sind darauf angewiesen, dass der Verwalter seine ursprünglichen Versprechen einhält. Es gibt einige Richtwerte, die wir in einem anderen Artikel zusammengefasst haben, aber diese sind nur ein Indikator. Leistung hat einen Preis. Eine professionelle Verwaltung hat bei einem geordneten Bürobetrieb, Fachpersonal und guter Erreichbarkeit höhere Aufwendungen als eine unprofessionelle Verwaltung mit schlechter Erreichbarkeit.

Tipp: Ein Hausverwalter vergibt Versorger- und Reparaturaufträge in einer vielfachen Höhe des Verwalterhonorars und einige Verwaltungen beziehen versteckte Provisionen von Dritten. Schätzen Sie grob ab, ob die aufgerufene monatliche Verwalterpauschale eine professionelle Betreuung von den monatlichen Stundenaufwand überhaupt ermöglichen kann.